REGES szerződés

Părțile contractante:

1. SC Example SRL, cu sediul în București, Str. Exemplu nr. 10, Sector 1, având CUI RO12345678, înregistrată la ONRC J40/1234/2020, cont bancar RO12BANK1234567890123456 deschis la Banca Transilvania, reprezentată legal prin Ion Popescu, în calitate de BENEFICIAR,

și

2. SC Prestator SRL, cu sediul în București, Str. Servicii nr. 20, având CUI RO87654321, înregistrată la ONRC J40/5678/2019, cont bancar RO98BANK9876543210987654 deschis la BCR, reprezentată legal prin Maria Ionescu, în calitate de PRESTATOR,

au convenit încheierea prezentului contract de prestări servicii, în următoarele condiții:

Art. 1 – Obiectul contractului

1.1. Prestatorul se obligă să furnizeze servicii specializate privind gestionarea Registrului General de Evidență a Salariaților, exclusiv prin platforma electronică REGES ONLINE, în conformitate cu prevederile legale aplicabile, inclusiv HG nr. 295/2025 și alte reglementări în vigoare.

1.2. Serviciile prestate includ, fără a se limita la:

Solicitare acces și creare a contului de acces în Registru al clientului;
Înregistrarea și actualizarea contractelor individuale de muncă;
Corectarea datelor eronate sau incomplete privind salariații;
Suspendarea, detașarea, încetarea sau mutarea contractelor;
Accesarea și descărcarea extraselor oficiale din registru;
Vizualizarea și gestionarea notificărilor automate privind expirarea sau modificarea contractelor;
Alerte privind modificări legislative relevante pentru activitatea de evidență a personalului.

1.3. Prestatorul va desfășura aceste activități în baza documentelor transmise de Beneficiar și va respecta termenele legale de operare în platforma REGES ONLINE.

Art. 2 – Date operate în Registrul General de Evidență a Salariaților și termene de transmitere

2.1. Prestatorul se obligă să efectueze completarea, actualizarea și transmiterea către platforma REGES ONLINE a tuturor informațiilor prevăzute de legislația în vigoare, conform Hotărârii Guvernului nr. 295/2025.

2.2. Conform art. 4 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, datele gestionate de Prestator includ, fără a se limita la:

Informații de identificare ale angajatorului (denumire, CUI/CIF, sediu, reprezentant legal – pentru persoane juridice, respectiv nume, prenume, CNP, domiciliu – pentru persoane fizice);
Informații de identificare ale salariaților (nume, prenume, CNP, NIF, cetățenie, țară de proveniență);
Detalii privind încheierea și derularea contractelor individuale de muncă: data încheierii CIM, numărul acestuia și data începerii activității, funcție/ocupație, tip și durată CIM, locul muncii, durata timpului de lucru și repartizarea acestuia, salariul și adaosurile, suspendarea CIM (perioadă, cauze și data încetării acesteia), data și temeiul legal al încetării CIM.
Detalii legate de detașări (interne sau transnaționale), suspendări, încetări și transferuri de contracte;
Informații referitoare la persoanele cu dizabilități (grad, tip și durata certificatului);
Datele utilizatorului în cazul muncii temporare;
Corectarea erorilor survenite în registru.

2.3. Termenele legale de operare sunt următoarele:

Tip informație / Modificare	Termen de transmitere
Datele de identificare ale angajatorului și salariaților, inclusiv gradul, tipul și durata certificatului de handicap pentru salariații cu dizabilități	Cel târziu în ziua anterioară începerii activității pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul – cf. art. 5 alin. (1) lit. a) HG 295/2025
Modificări ale datelor de identificare ale angajatorului	În termen de 3 zile lucrătoare de la data producerii modificării – art. 5 alin. (7)
Modificări ale datelor de identificare ale salariaților ori cu privire la gradul, tipul și durata certificatului de handicap	În termen de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului justificativ la angajator – cf. art. 5 alin. (2) HG 295/2025
Funcție, tip/durată CIM, locul muncii, durata muncii, salariul, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri, date de identificare ale utilizatorului (în caz de muncă temporară) – cf. art. 5 alin (1) lit. a) HG 295/2025	Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul – cf. art. 5 alin. (1) lit. a) HG 295/2025
Modificări privind: funcția/ocupația, tipul/durata CIM, locul și durata muncii	Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, cu excepția situației în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea se face în 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia – art. 5 alin. (3) HG 295/2025
Modificări privind: salariu, sporuri, indemnizații și adaosuri	20 zile lucrătoare de la modificare, cu excepția situației în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătorești, când transmiterea se face în 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul acesteia – art. 5 alin. (4) HG 295/2025
Modificări pe perioada detașării privind: locul și durata muncii, salariul, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri	Se completează și se transmit de către angajatorul la care s-a dispus detașarea, în aceleași condiții precum cele prevăzute mai sus sau cel mai târziu până la data încetării detașării, dacă aceasta este anterioară acestor termene – art. 5 alin. (6)
Detașare: data de începere și data de încetare, datele de identificare ale angajatorului la care se realizează detașarea	Cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detașării salariatului – art. 5 alin. (1) lit. c)
Detașare transnațională/pe teritoriul unui stat care nu este membru UE/SEE	Cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detașării salariatului pe teritoriul altui stat – art. 5 alin. (1) lit. d)
Modificări privind: detașarea, detașarea transnațională/pe teritoriul unui stat care nu este membru UE/SEE	Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării – art. 5 alin. (5)
Transfer	În termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer
Suspendarea contractului	Cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/încetării suspendării, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absențelor nemotivate, precum și a situațiilor de suspendare în caz de forță majoră, când transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării – art. 5 alin. (1) lit. e)
Încetare contract	Cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului ce a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă
Corectarea erorilor din Registru	De îndată ce angajatorul a luat cunoștință

2.4. Prestatorul va respecta cu strictețe termenele de mai sus, pe baza documentelor primite de la Beneficiar. Responsabilitatea transmiterii acestor documente în termen revine exclusiv Beneficiarului.

2.5. Netransmiterea datelor în termenele stabilite, precum și completarea incorectă a Registrului, constituie contravenție și atrage sancțiuni contravenționale, conform legislației în vigoare. În acest sens, Prestatorul este exonerat de orice răspundere în cazul în care întârzierile se datorează neîndeplinirii obligațiilor de către Beneficiar.

2.6. Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului.

Art. 3 – Responsabilitate Prestator

3.1. Prestatorul este responsabil pentru transmiterea în termen a datelor în REGES ONLINE.

3.2. Răspunderea contractuală include:

Prestatorul nu răspunde pentru întârzierile cauzate de lipsa documentelor de la Beneficiar;
Prestatorul va notifica Beneficiarul în maxim 1 zi/zile lucrătoare de la identificarea unui document lipsă.

3.3. În cazul întârzierii transmiterii documentelor de către BENEFICIAR, acesta își asumă întreaga răspundere contravențională.

Art. 4 – Prețul serviciilor

Pentru serviciile prestate, Prestatorul va primi suma de 500 lei (fără TVA), lunar, achitat prin transfer bancar în contul prestatorului, în maxim 15 zile de la emiterea facturii.

Art. 5 – Obligațiile și drepturile părților

5.1. Fiecare Parte este responsabilă de respectarea prevederilor GDPR.

5.2. Beneficiarul are obligația să informeze persoanele vizate despre prelucrarea datelor.

5.3. Părțile se obligă să asigure securitatea datelor cu caracter personal.

5.4. Prestatorul va notifica în maximum 72 de ore orice incident de securitate.

5.5. Fiecare Parte garantează că personalul său a fost instruit cu privire la obligațiile ce derivă din GDPR.

5.6. În cazul încălcării prevederilor privind protecția datelor, partea responsabilă va suporta daunele-interese.

Art. 6 – Încetarea contractului

Contractul poate înceta în următoarele situații:

Prin acordul scris al ambelor părți;
Prin denunțare unilaterală, cu preaviz de 30 zile;
Prin încetarea activității uneia dintre părți.

Art. 7 – Forța majoră

Partea afectată de forță majoră este exonerată de răspundere, cu condiția notificării în termen de 5 zile lucrătoare.

Art. 8 – Soluționarea litigiilor

Litigiile vor fi soluționate pe cale amiabilă sau de către instanțele competente de la sediul Prestatorului.

CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII